Durante la fase inicial de ofertar los productos y/o servicios en un proceso de licitación o solicitud directa de oferta, es importante considerar las condiciones comerciales, contractuales y legales que contiene el paquete de solicitud de oferta (RFQ/RFP/RFB) que emite el cliente/mandante.

A partir de este momento es necesario conformar un equipo multidisciplinario que trabajará en la preparación de la oferta, en la mayoría de los casos cuando se toma la decisión de ir o no ir, en otros casos desde el inicio, aunque pueda representar costos de horas hombre si al final deciden no participar, también dependerá del tamaño de la oportunidad de negocio.

En una publicación anterior les hablé de la importancia de involucrar al Asesor/Administrador de Contratos desde la fase de preparación de la oferta o del paquete de licitación, si es para el área de Procura o Abastecimiento (Supply Chain). Considero necesario enfatizar los beneficios que implica hacerlo bien desde el principio para evitar contrariedades en la negociación, en la ejecución del contrato o que termine en la pérdida del negocio.

¿Saben cuánto pierden las empresas por errores en el proceso de contratación?

De acuerdo con la IACCM (International Association for Contract & Commercial Management), las empresas pierden o dejan de ganar 9,15% por los errores que se comenten en el proceso de negociar, acordar, firmar, ejecutar y cerrar un contrato, es decir, durante la vida de un contrato (Contract Lifecycle Management).

El Contract Lifecycle Management inicia desde el momento que se recibe o genera la invitación a participar en la licitación. Imagínense si pudieran sumar este porcentaje a las ganancias de su empresa.

Adicionalmente, la IACCM también indica que entre el 30% y 35% de los contratos en las empresas no logran el objetivo por estos errores. Si observamos, estos números son significativos y requieren atención, los mismos provienen de estudios corporativos que realiza la IACCM en diferentes empresas e industrias del mundo.

¿Cuáles son los beneficios de involucrar a un Asesor/Administrador de Contratos desde en la fase de oferta?

1. Asegurará que se involucren las áreas necesarias para la revisión de las condiciones contractuales y de la oferta, tales como Legal, Finanzas, Procura, HR, Tesorería, Proyectos, otros.
2. Identificará los requerimientos del cliente y asignará los responsables por cada área. Se recomienda preparar una lista de verificación con todos los requisitos comerciales, técnicos, legales y otros.
3. Realizará una revisión de las condiciones contractuales, proponiendo los ajustes que sean necesarios e identificando los riesgos contractuales, comunicando los puntos de atención o alertas, bien porque están fuera de las políticas internas o requieren aprobaciones antes de presentar la oferta.
4. Algunas de las condiciones contractuales que requieren mayor atención, de acuerdo con la IACCM, y que confirmo ocurren en la práctica, son:
   • Responsabilidades de las partes.
   • El alcance del trabajo.
   • Condiciones de entrega.
   • Comunicaciones y reportes, de todas las áreas (Calidad, Planificación, Fabricas, Financieros, entre otros).
   • Gerencia de cambios (Change management).
   • Garantía y nivel de servicios.
   • Forma de pago.
   • Limitación de responsabilidad. 
   • Multas, sus límites y condiciones.
5. Consolidará los riesgos, observaciones y comentarios de todas las áreas en un solo documento para revisión interna por el equipo, para posteriormente preparar las deviaciones y propuestas de cada caso que se presentará al cliente en la oferta.
6. Se asegurará que las deviaciones que se presenten al cliente cuenten con las aprobaciones aplicables.
7. Acompañar al equipo negociador en toda la fase de este proceso, dando sus mejores recomendaciones e intervenciones para obtener un contrato ganador y saludable.
8. Una vez ganado el contrato, hará entrega al Jefe del Proyecto u operaciones y su equipo, para que conozcan el alcance, las responsabilidades de las partes y los riesgos, en una reunión de arranque contractual (kick off meeting). 

¿Les hace sentido involucrar a las partes interesadas desde el inicio?

Como pueden notar, involucrar a las partes interesadas desde que se reciben las condiciones del cliente/mandante es de gran contribución al éxito en la firma de un buen contrato, con condiciones claras acordadas entre las Partes y especialmente con los riesgos mitigados o protegidos con anticipación para la fase de ejecución.

Sin duda alguna, un Asesor/Administrador de Contratos es pieza importante para establecer negocios exitosos trabajando con el equipo multidisciplinario. 

¿Lo considerarían para sus próximos proyectos? ¿Qué opinan?

Recuerda estoy aquí para acompañarte. 

Gracias por leerme, déjame abajo tus comentarios. Me encanta leerte.

Éxitos en tus contratos y negocios.

REFERENCIAS:

1. Maté, G. (05 de noviembre 2021). El estrés emocional está detrás de muchas enfermedades. Cuerpo y Mente. https://www.cuerpomente.com/salud-natural/estres-emocional-tras-enfermedades_9054
2. Vélez, M. (24 de marzo 2022). Reprimir las emociones te puede enfermar. La Mente es Maravillosa. https://lamenteesmaravillosa.com/reprimir-las-emociones-te-puede-enfermar/
3. Organización Panamericana de la Salud. (13 de enero 2022). Estudio advierte sobre elevados niveles de depresión y pensamientos suicidas en personal de salud de América Latina durante la pandemia. https://www.paho.org/es/noticias/13-1-2022-estudio-advierte-sobre-elevados-niveles-depresion-pensamientos-suicidas-personal

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