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Un pequeño detalle como no involucrar al Especialista de Gestión de Contratos en la revisión de los documentos contractuales en la fase de preparación de la oferta o durante una negociación, puede impactar significativamente la ejecución del contrato o proyecto, generando pérdidas y costos no previstos en la propuesta.

La gestión de contrato es representada por un Gerente, Administrador, Especialista, Analista o Consultor de Contratos, dependiendo del tamaño de la empresa y su nivel de exposición de riesgos en los negocios.

Existen empresas que desconocen este rol, otras lo subutilizan, por ello es importante recordar el artículo sobre “La función del Asesor/Administrador de Contratos para el éxito de los negocios” , donde te cuento desde mi experiencia, sobre este rol y su interacción en las distintas fases dentro de un equipo multidisciplinario de proyecto o desarrollo de negocios.

Hay empresas que prefieren hacer negocios empíricamente

Solo se enfocan en evaluar la ganancia, costos y temas estrictamente legales, sin detenerse en lo que hay en el fondo, obviando el aburrido momento, de leer o entender la letra chica de las condiciones contractuales.

Asumen cualquier interpretación, sin medir los riesgos inmersos que existen en cada uno de ellos que impactan la ejecución u operación hasta su recepción definitiva, que no están relacionados a la parte legal.

Conocer desde el principio consideraciones como tiempo de respuestas, gestión de cambios contractuales, garantías operacionales, requerimientos entre las fases de ejecución de los tiempos y documentos asociados a cada una de ella, gestión de reclamos, calidad e inspecciones, asuntos laborales, subcontratistas, defectos y reemplazos, responsabilidades de las partes, control de importación/exportación, bodegaje, multas, entre otros, hacen una gran diferencia en el éxito o fracaso del negocio en su fase de ejecución y cierre.

He tenido experiencias donde el equipo de Ventas o Comercial hacen negocios saltándose procesos internos y una vez que el cliente les entrega el contrato final para la firma se preguntan ¿y esto lo podemos firmar? ¿quién lo revisó? ¿Legal, Contratos?

Justo en ese momento se dan cuenta que no fue revisado por las áreas claves que contribuyen a minimizar los riesgos (Contratos y Legal) y aceptaron en la propuesta todas las condiciones del cliente, donde decía “sí, aceptamos completamente los términos y condiciones de este proceso de licitación № 1234 sin observaciones” ¿les suena esto parecido?

En ese momento de iluminación trascendental el equipo de ventas enciende todas las luces, algunos con temor y otros con autoritarismo, van al Abogado(a) y/o Especialista de Contratos para que en dos horas revisen toda la documentación, que contiene aproximadamente cinco documentos con un total de doscientas páginas, para que se les dé el aval para firmar, caso contrario el cliente cancelará la adjudicación. Sorprendente, pero sí pasa.

En algunos casos se ha detectado que:

1. la propuesta no fue aprobada apropiadamente;
2. existen condiciones en el contrato que requieren aprobaciones especiales o;
3. no pueden ser aceptadas por la empresa por políticas internas.

 

De igual manera, esperan que la Gerencia de Contratos y/o Legal haga el milagro que todo quede solucionado de inmediato, incluso ir a dar la cara ante el cliente.

En este tipo de situación, que son bien engorrosas y estresante, se juega con la credibilidad de la empresa para hacer negocios y se empieza a generar un ambiente de desconfianza de parte del cliente con respecto a si realmente sabemos lo que estamos haciendo.

Si aceptamos las condiciones contractuales en la propuesta y luego, regresamos a decirle que no podemos firmar motivado a que tenemos unas desviaciones, genera ruido y puede considerarse una falta de transparencia para muchos clientes.

Cuando el Especialista de Gestión de Contratos es involucrado desde la fase de preparación de la propuesta, generará las mejores recomendaciones sobre qué hacer con respecto a los requerimientos del cliente y las normativas internas de la empresa que no sean claras o requieran revisiones, aprobaciones adicionales o en su defecto, ser negociadas y trabajará de manera holística con el equipo multidisciplinario para unir todas las partes del rompecabeza.

Si el objetivo es ganar un negocio saludable, es importante hacerlo bien desde el principio. Obviar o subutilizar este rol, generará situaciones y desencuentros con el cliente que pueden ser evitadas o bien gestionadas desde el comienzo.

Tratar de enmendar las diferencias contractuales justo en el momento previo a firma del contrato es como cuando se quiebra un adorno de cerámica y la reparas con pegamento, aparte que quedará sentida o debilitada, en cualquier momento se vuelve a romper sin ninguna solución.

Considera que este tipo de situaciones de último minuto generan:

1. Desgaste interno por requerirse el análisis contractual de forma apresurada, con poco tiempo de respuesta y seguramente en un ambiente de molestia.
2. Preparar las explicaciones del caso a la gerencia y aprobadores para dar respuesta al cliente ¿Y qué pasa si no lo aprueban? ¿qué le dirás al cliente?
3. Un cliente molesto, al punto que cancele la adjudicación y la otorgue a otra empresa.
4. Pérdida de credibilidad. Si se firma el contrato, el cliente te lo va a recordar durante toda la ejecución, y si no se firma posiblemente no te vuelva a invitar.
5. Posible amonestación y hasta despido de la persona de ventas por el incumplimiento de las normativas internas de la empresa y/o la pérdida del negocio.
6. En caso de firmarse el contrato, asumir las pérdidas que se generen durante la ejecución por condiciones no cubiertas o riesgos no previstos oportunamente.

 

Como es de notar, no involucrar a todas las personas requeridas en las fases y momentos oportunos suele ser contraproducente para el negocio y pone en riesgo la relación con el cliente, por muy larga y fuerte que esta haya sido, recuerden que los actores cambian y cada quien cuida de su gestión.

Cuando vayas a trabajar en una oferta para un cliente y proyecto importante, pregúntate:

• ¿El equipo de contratos está involucrado e informado de esta licitación? Si no cuentas con este rol dentro de la organización, contraten un consultor o asesor externo que te acompañe en el proceso, siendo suficiente contratarlo para la licitación o proyecto específico.
• ¿Cuento con el equipo para analizar el paquete de licitación y cada uno sabe que se espera de ellos? Legal, Contratos, Finanzas, Proyecto/Operaciones, Laborales, Calidad, Ingeniería, entre otros.

 

Las suposiciones no caben cuando todo está escrito, si no está claro, hay que preguntarlo. La premisa es lograr el objetivo.

Recuerda que estoy aquí para acompañarte. 

Gracias por leerme, déjame abajo tus comentarios.

Éxitos en tus contratos y negocios.

REFERENCIAS:

1. Maté, G. (05 de noviembre 2021). El estrés emocional está detrás de muchas enfermedades. Cuerpo y Mente. https://www.cuerpomente.com/salud-natural/estres-emocional-tras-enfermedades_9054
2. Vélez, M. (24 de marzo 2022). Reprimir las emociones te puede enfermar. La Mente es Maravillosa. https://lamenteesmaravillosa.com/reprimir-las-emociones-te-puede-enfermar/
3. Organización Panamericana de la Salud. (13 de enero 2022). Estudio advierte sobre elevados niveles de depresión y pensamientos suicidas en personal de salud de América Latina durante la pandemia. https://www.paho.org/es/noticias/13-1-2022-estudio-advierte-sobre-elevados-niveles-depresion-pensamientos-suicidas-personal

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